Ikäjohtaminen osaksi strategista henkilöstöjohtamista

Jaana Tolkki

Kerron tässä artikkelissani Karelia-ammattikorkeakoulun (Karelia) ikäjohtamisesta. Olen toiminut Kareliassa henkilöstöpäällikkönä vuodesta 2013 alkaen ja saanut olla keskeisessä roolissa rakentamassa ikäjohtamista organisaatioomme. Kerron aluksi ikäohjelman rakennusprosessista ja sen keskeisistä valinnoista. Esittelen myös lyhyesti Karelian ikäjohtamiseen liittyviä työkaluja. Lopuksi kuvaan ikäjohtamista osana Karelian strategista henkilöstösuunnittelua.

Karelian ikäohjelman historian lyhyt oppimäärä

Jo Kareliaa edeltävän Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulun henkilöstön kehittämisohjelmassa vuosille 2011-2012 nostettiin yhdeksi valinnaksi senioriohjelman laatiminen. Tuolloinen senioriohjelma tarkoitti Abloyn seniorivapaamallin monistamista organisaatioomme. Ensimmäinen varsinainen Karelian ikäohjelma laadittiin vuosille 2015-2017. Ohjelman laadinta käynnistyi joulukuussa 2013 strategiapäivässämme, jossa yhtenä työpajana oli ikäjohtaminen. Kysyimme tuolloin henkilöstöItämme näkemyksiä siitä, mitä ikäohjelman tulisi pitää sisällään. Varsinainen ohjelma rakennettiin vuoden 2014 aikana.  Uudistimme ohjelman vuonna 2018 ja muutimme sen Karelian ikä- ja työkykyohjelmaksi. Nykyisessä Karelian strategisessa henkilöstösuunnitelmassa 2020-2024 todetaan, että ikäohjelma muutetaan työuraohjelmaksi, jolloin se vastaa paremmin Karelian tavoitetta olla ikä- ja perheystävällinen työyhteisö.

Mitkä ovat ikäohjelman rakennuspalikat?

Karelian ikäohjelma on sen ensimmäisestä versiosta alkaen pohjautunut Työterveyslaitoksen Työkykytaloon, joka koostuu neljästä eri kerroksesta (kuva 1). Ensimmäisessä kerroksessa on terveys ja toimintakyky, joka on kaiken – myös iästä riippumattoman – työkyvyn perusta. Toisessa kerroksessa asuu osaaminen, joka muuttuu, kasvaa ja uudistuu iän ja työtehtävien myötä. Kolmannessa kerroksessa on työntekijän arvot, asenteet ja motivaatio, jotka johtamisen näkökulmasta liittyvät esimerkiksi eri sukupolvien johtamiseen. Ylimmässä kerroksessa on työ, työolot, työyhteisö ja johtaminen. Ylin kerros on se, johon hyvällä ikäjohtamisella voidaan eniten vaikuttaa myös yksittäisen työntekijän kohdalla. Nämä neljän eri kerroksen teemat näkyvät myös Karelian ikäjohtamisen työkalujen valinnoissa.

Kuva 1.  Työkykytalo (©Työterveyslaitos)

Toinen keskeinen valinta Karelian ikäjohtamisessa on eri ikäryhmien erityistarpeiden huomioiminen yllä kuvatun työkykytalon teemojen mukaisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että olemme suunnanneet erilaisia menetelmiä ikäryhmittäin. Jaottelimme ikäryhmät seuraavasti: alle 45 vuotiaat, 45-54 vuotiaat, 55-60-vuotiaat, 60-65-vuotiaat ja yli 65-vuotiaat. Tähän jaotteluun päädyimme organisaation henkilöstön ikärakenteen perusteella.  Taulukossa 1 on esimerkki siitä, miten olemme suunnanneet työkykytalon toisessa kerroksessa olevan osaamisen kehittämisen menetelmiä eri-ikäisille työntekijöille. Ikäjohtaminen ei ole pelkästään eri-ikäisten johtamista, mutta ikäjohtamisen työkalujen määrän vuoksi haluamme ohjata henkilöstöämme löytämään juuri heille kohdennetut toimet.

Taulukko 1. Eri ikäryhmille suunnatut osaamisen kehittämismenetelmät Kareliassa.

Ikäohjelmapaperista konkreettisen ikäjohtamiseen

Usein on riski, että organisaatioissa tehdyt hyvät ja lukuisat henkilöstöön liittyvät ohjelmat ja suunnitelmat jäävät paperitasolle eivätkä jalkaudu käytäntöön. Sen vuoksi Kareliassa on kirjattu ikäohjelmaan konkreettisia ikäjohtamisen työkaluja. Nostan tässä seuraavaksi esille muutamia niistä.

Seniorivapaat

Seniorivapaamme tukee ikääntyneen työntekijän työkykyä ja työhyvinvointia. Se voi myös vähentää sairauspoissaoloja ja nostaa keskimääräistä eläkkeelle jäämisikää.  Seniorivapaata voi saada enintään 10 arkipäivää. Seniorivapaa edellyttää työntekijän aloitteesta pidettyä työhyvinvointikeskustelua lähiesihenkilön ja henkilöstöpäällikön kanssa. Seniorivapaata voi saada, kun on täyttänyt 61 vuotta. Seniorivapaita pitäneet ovat kertoneet niiden erityisesti tukevan työstä palautumista, joka kokemusten mukaan on haasteellisempaa ikääntymisen myötä. Kareliassa pidettiin vuonna 2019 seniorivapaita 12 kappaletta, joka on 5 % Karelian päätoimisesta henkilöstöstä. Seniorivapaakäytäntö on meille hyvin merkityksellinen, raportoimme niistä muun muassa vuosittaisessa toimintakertomuksessamme.

Eläkkeelle valmennus

Kareliassa on erillinen eläkkeelle valmennusmalli, jonka tehtävänä on tukea siirtymistä työelämästä olemiselämään. Olemme tunnistaneet Kareliassa, että eläkkeelle jäämisen päätös voi olla hyvin vaikea. Osa on jo ehtinyt ilmoittaa työnantajalle eläkkeelle jäämisestä ja sitten perunut eläkkeelle jäämisen. Tämä valmennus palvelee sekä työntekijää että työnantajaa. Työntekijä voi käydä läpi eläkkeelle siirtymisen ja työelämän jättämisen ja merkityksen tuntemuksia. Työnantaja taas saa tietoa ajoissa eläkesuunnitelmasta, jolloin myös voidaan huolehtia eläkkeelle jäävän osaamisen siirtämisestä ja valmistautua ajoissa mahdollisiin rekrytointeihin.

Ikäjohtaminen osana strategista henkilöstöjohtamista

Ikäjohtaminen ei ole pelkästään konkreettista käytännön toimintaa, vaan myös osa strategista johtamista. Laadimme Kareliaan vuonna 2020 strategisen henkilöstösuunnitelman, joka on osa Karelia 2030 strategiaa. Yksi strategisen henkilöstösuunnitelmamme läpileikkaavista teemoista on ikäjohtaminen. Tämän valinnan teimme henkilöstörakenteemme ikääntymisen vuoksi. Nykyisestä henkilöstöstämme eläköityy arvioidemme mukaan vuoden 2030 loppuun mennessä 100 työntekijää, joka on 37 prosenttia päätoimisista työntekijöistämme.

Kuva 2. Karelia-ammattikorkeakoulun henkilöstön ikäjakauma tammikuussa 2021. Lähde: Karelia-intranet.

Karelian strateginen henkilöstösuunnitelmamme koostuu seuraavista osioista: henkilöstörakenteen kehittyminen, rekrytoinnin periaatteet, henkilöstön saatavuus ja pysyvyys, osaamisen kehittäminen sekä työsuhdekaaren hallinta. Jokaiseen osioon linkittyy myös ikäjohtaminen. Henkilöstörakenteen kehittymisessä olemme arvioineet vuosittaisia eläköitymismääriä henkilöstöryhmittäin määrällisesti vuosittain. Pelkät eläköitymisten määräarviot eivät riitä, vaan niiden perusteella arvioimme rekrytointi- ja osaamistarpeita. Olemme tehneet sen vuoksi tarkan, tehtävätasoisen strategisen rekrytointisuunnitelman. Lisäksi ennakoimme eläköitymisestä johtuvia rekrytointitarpeita vuosittain henkilöstösuunnitelmassamme. Ikäjohtaminen näkyy rekrytointiprosessissamme muun muassa niin, että emme koskaan kysy työnhakijan ikää, mutta pyrimme ottamaan haastatteluvaiheeseen työuran eri vaiheissa olevia henkilöitä.

Ikäjohtamiseen kuuluu myös osaamisen kehittäminen ja uudistaminen. Yksi työkalumme siihen on seuraajasuunnittelu, jonka avulla varaudumme osaamisvajeisiin esimerkiksi henkilöstön kasvavan eläköitymisen myötä. Seuraajasuunnittelulla kartoitamme organisaatiomme avainhenkilöt ja heidän mahdolliset seuraajansa. Tämä on myös mahdollisuus sisäiseen urapolkuun työuran alku- tai keskivaiheissa oleville työntekijöillemme.

Keskeinen osa strategista henkilöstösuunnittelua on työsuhdekaaren hallinta, jossa otetaan huomioon iän ja sukupolvien moninaisuus. Karelian valinta tähän on joustavat työn tekemisen muodot, joita ovat muun muassa etätyö, liukuva työaika, työaikapankki, omaehtoinen lyhennetty työaika, vuorotteluvapaa, opintovapaa ja vuosilomien sijoittelu. Nämä kaikki tukevat työstä palautumista sekä mahdollistavat työn ja oman elämäntilanteen yhteensovittamisen kuten esimerkiksi lapsiperheiden aikatauluttamisen tai oman vanhemman hoitamisen. Ikäjohtaminen on myös sukupolvien ja eri elämänvaiheissa olevien johtamista.

Lähteet:

Karelia-ammattikorkeakoulu 2020. Strateginen henkilöstösuunnitelma.

Karelia-ammattikorkeakoulu 2018. Ikä- ja työkykyohjelma.

Työterveyslaitos. Työkykytalo. https://www.ttl.fi/tyoyhteiso/tyokykytalo/ 11.2.2021.

Kirjoittaja: Jaana Tolkki, henkilöstöpäällikkö, Karelia-ammattikorkeakoulu

Etusivun kuva: Direct Media / StockSnap